Abrechnung und Unterlagen nach dem Umsatzsteuergesetz

In der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Umsatzsteuersystem werden die Grundregeln hinsichtlich der Rechnungsstellung angesichts der Harmonisierung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten über die Umsatzsteuern geregelt, indem den Mitgliedstaaten die Möglichkeit eingeräumt wird, spezifische Anforderungen für die Bedingungen und spezifische Anforderungen an ihren Inhalt festlegen zu können. Jeder Steuerpflichtige – Lieferer – ist verpflichtet, eine Rechnung für gelieferte Gegenstände oder erbrachte Dienstleistungen oder beim Erhalt von Vorauszahlungen, ausgenommen der Fälle, in welchen die Lieferung auf eine andere Art dokumentiert ist, auszustellen.

Die Logik der Mehrwertsteuer beruht auf den Grundsatz, gemäß welchen die von der laut dem Umsatzsteuergesetz (UStG) angemeldeten Person ausgewiesene Steuer für steuerbare Lieferungen eine Steuer mit Recht auf Vorsteuerabzug ist, aber nur wenn die Gegenstände und Dienstleistungen für die Zwecke steuerbarer Lieferungen seitens der registrierten Person eingesetzt werden.

Um von dem Recht auf Vorsteuerabzug Gebrauch machen zu können, hat die registrierte Person – Empfänger der Lieferung - formal gesehen, über eine Steuerunterlage mit bestimmten Angaben zu verfügen. Damit ein Recht auf Vorsteuerabzug für die vom Lieferer erhobene Steuer bewirkt werden kann, muss die Steuer in der Rechnung oder Gutschrift, in welcher die Person als Empfänger genannt ist, ausgewiesen worden sein, indem diese Unterlagen gemäß den Bestimmungen des UStG und UStG-Durchführungsverordnung (UStGDV) anzufertigen sind. Die Steuer ist auf eine gesonderte Zeile auszuweisen.

Die Aufzeichnung von Lieferungen mit Erfüllungsort im Gebiet des Mitgliedstaats erfolgt gemäß den Bestimmungen des elften Kapitels des UStG.

Die Aufzeichnung von Lieferungen mit Erfüllungsort im Gebiet eines anderen Mitgliedstaats erfolgt gemäß den Bestimmungen des elften Kapitels des UStG, wenn der Steueranspruch für die Lieferung vom Empfänger entsteht und für den Lieferer folgende Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

die Person hat ihre unabhängige wirtschaftliche Tätigkeit im Gebiet des Mitgliedstaats oder eine feste Niederlassung, für die die Gegenstände geliefert werden, oder in Ermangelung eines solchen Sitzes oder einer solchen festen Niederlassung – sein Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthaltsort im Gebiet des Landes;

die Person hat ihren Sitz nicht in einem Mitgliedstaat, in dessen Gebiet der Erfüllungsort der Lieferung ist oder seine feste Niederlassung in diesem Mitgliedstaat beteiligt sich nicht an der Lieferung.

Die Unterlagen, die für die Aufzeichnung der Lieferungen und Erwerbe der nach dem UStG Steuerpflichtigen eingesetzt werden, sind unter Art. 112 Abs. 1 des Gesetzes aufgeführt und zwar:

Rechnung;
Gut-/Lastschrift zur Rechnung;
Protokoll.

Die umsatzsteuerrechtlich registrierte Person hat die Nationale Einnahmendirektion innerhalb von 24 Stunden ab Bekanntwerden eines Diebstahls, Beschädigung oder Verlust einer Steuerunterlage schriftlich in Kenntnis zu setzen.

Rechnung (Art. 113 UStG)

Eine Rechnung ist von einem sowohl nach dem Umsatzsteuergesetz in Bulgarien registrierten als auch vom nicht registrierten Steuerpflichtigen auszustellen.
Die Rechnung, bzw. Gut-/Lastschrift ist vom Steuerpflichtigen – Lieferer – in folgenden Fällen auszustellen:

für gelieferte Gegenstände oder erbrachte Dienstleistungen;
bei erhaltene Vorauszahlungen für eine Lieferung;
wenn für die unter Art. 79 Abs. 2 UStGDV genannten Lieferungen keine Steuerpflicht bewirkt wird.

Die Rechnung, bzw. Gut-/Lastschrift im Namen und auf Rechnung des Steuerpflichtigen – Lieferer – kann auch vom Empfänger der Lieferung ausgestellt werden, sofern dies zwischen den beiden Parteien vorher vereinbart wurde und sofern jede Rechnung Gegenstand eines Verfahrens zur Akzeptierung durch den Steuerpflichtigen ist, der die Gegenstände liefert oder die Dienstleistungen erbringt (Art. 113 Abs. 11 UStG).

Die Rechnung ist innerhalb von 5 Tagen nach Bewirkung des Steuertatbestands auszustellen und bei Vorauszahlungen – spätestens bis zu 5 Tagen nach Eingang der Zahlung. Die Ausstellungsfrist für Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen, einschließlich bei Vorauszahlungen, ist bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Steuertatbestand eingetreten ist, begrenzt (Art. 113 Abs. 4 und 5 UStG).

Die elektronischen Rechnungen und elektronischen Gut-/Lastschriften gelten als an dem Tag ausgestellt, an dem der Lieferer oder eine andere in seinem Namen handelnde Person die Rechnungen und Gut-/Lastschriften zur Verfügung stellt, so dass sie vom Kunden empfangen werden können.

Die Rechnung ist mindestens in zwei Ausfertigungen (eine Ausfertigung für den Lieferer und eine für den Empfänger) auszustellen, aber die Rechnung kann auch in mehreren Ausfertigungen, je nach Erwägung des Lieferers, erstellt werden. Es ist zu beachten, dass nur die erste Ausfertigung als "Original" gekennzeichnet werden kann und dem Empfänger zur Verfügung zu stellen ist. In der Rechnung ist der entsprechende Steuersatz aufzuführen. Beträgt der Steuersatz Null, ist die entsprechende Grundlage seiner Anwendung aufzuführen. Ist keine Grundlage genannt, wird angenommen, dass die Steuer im vereinbarten Preis enthalten ist.

In folgenden Fällen erfolgt keine Rechnungsstellung:

bei Aufzeichnung der Lieferung durch ein Protokoll (Art. 117);
wenn der Empfänger eine nichtsteuerpflichtige natürliche Person ist;
für Finanzdienstleistungen im Sinne des Art. 46 UStG;
für Versicherungsleistungen im Sinne von Art. 47 UStG;
für den Verkauf von Flugtickets;
die unentgeltlichen Leistungen an die Belegschaft werden durch Protokoll aufgezeichnet;
für die Besteuerung von Lieferungen und Dienstleistungen die auf elektronischem Wege durch nicht innergemeinschaftlichen Personen erbracht werden;
bei öffentlichen Versteigerungen nach der SVPO oder ZPO, für Verkäufe nach dem Registerpfandgesetz oder Art. 60 Gesetz über die Kreditinstitutionen. In diesen Fällen sieht das UStG Sonderregelungen vor;
für Lieferungen, die von natürlichen, nicht nach dem Gesetz registrierten Personen erbracht werden, die keine Kaufleute sind, wenn für ihre Lieferungen:
- ein Dokument gemäß den Bestimmungen eines speziellen Gesetzes oder eine Quittung für die geleisteten Beträge oder ein Dokument nach dem Art. 9 vom Einkommenssteuergesetz für natürliche Personen erstellt wird
- oder die Erstellung eines Dokuments gemäß dem Einkommenssteuergesetz für natürliche Personen nicht obligatorisch ist.

Gut-/Lastschriften (Art. 115 UStG)

Die Gut-/Lastschriften zu den Rechnungen sind keine Neuheit. Laut den Bestimmungen des UStG sind Gut-/Lastschriften zur Berichtigung der Steuerbemessungsgrundlage oder Aufhebung einer Lieferung, für die eine Rechnung bereits erstellt worden ist, auszustellen.

Die Lastschrift wird zur Erhöhung der Steuerbemessungsgrundlage ausgestellt. Die Gutschrift wird für die Herabsetzung der Steuerbemessungsgrundlage oder bei Aufhebung einer Lieferung ausgestellt.

Die Regelungen für die Rechnungsstellung finden auch für die Gut-/Lastschriften Anwendung.

Neben den Angaben im Sinne des Art. 114 vom Gesetz, hat eine Gut-/Lastschrift auch die Nummer der Rechnung, auf die sie sich bezieht, sowie den Ausstellungsgrund zu enthalten.

Die Gut-/Lastschriften sind innerhalb einer Frist von 5 Tagen nach Bewirkung des entsprechenden Steuertatbestands auszustellen.

Änderungen und Ergänzungen der Rechnungen und ihren Gut-/Lastschriften, in denen keine Steuer ausgewiesen worden ist, obwohl die Steuer auszuweisen war oder eine nicht auszuweisende Steuer ausgewiesen wurde, gelten als falsch erstellte Unterlagen. Für die Fälle von falsch erstellten oder korrigierten Unterlagen, die in den Büchern der Steuerpflichtigen aufgenommen worden sind, ist für ihre Stornierung ein Protokoll für jede Partei anzufertigen. (Art. 116 Abs. 4 UStG).

Die stornierten Unterlagen sind vom Rechnungssteller aufzubewahren und die Stornierungsprotokolle – vom Rechnungssteller und -empfänger.

Protokoll (Art. 117 UStG)

Das Protokoll gehört ebenfalls zu den Steuerunterlagen. Es ist in den unter Art. 117 UStG und Art. 81 UStGDV genannten Fällen zu erstellen.

Das Protokoll für die Erhebung von Steuer ist sowohl vom Lieferer, als auch vom Empfänger der Lieferungen auszustellen, wenn die Person zur Erhebung der Steuer verpflichtet ist.

Das Protokoll wird auch ausgestellt, wenn die Person Lieferungen nach Art. 82 Abs. 2, 4, 5 UStG empfängt sowie beim Erwerb gem. Art. 82 Abs. 3 und Art. 84 UStG.

Die Protokolle für die oben genannten Fälle sind gemäß den Bestimmungen vom Art. 117 Abs. 2 vom Gesetz zu erstellen, sofern die UStGDV nichts anderes vorsieht.

Für den oben genannten Fall hat das Protokoll laut Art. 117 Abs. 2 UStG folgende Angaben zu enthalten:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers, unter der die Lieferung erfüllt ist, zugeteilt von einem anderen Mietgliedstaat;
Rechnungsnummer und –datum – wenn sie bis zum Ausstellungsdatum des Protokolls erstellt worden ist – Art. 81, Abs. 3 UStGDV.

Für die Fälle von falsch erstellten oder korrigierten Unterlagen, die in den Büchern des Lieferers oder Empfängers aufgenommen worden sind, ist für ihre Stornierung ein Protokoll für jede Partei auszustellen. Fällt das Ausstellungsdatum des stornierten Dokuments mit dem Ausstellungsdatum des neuen Dokuments überein – Art. 81 Abs. 4 UStGDV – ist es zulässig, kein Protokoll auszustellen.

In der Eigenschaft als Steuerunterlage ist das Protokoll binnen 15 Tagen ab Fälligkeit der Steuer oder ab Eintritt des Berichtigungsbedarfs der Steuerbemessungsgrundlage, für die das Protokoll ausgestellt worden ist, auszustellen.

Das Protokoll ist auch bei Änderungen der Steuerbemessungsgrundlage oder Aufhebung der Lieferung, wofür das Protokoll erstellt worden ist, auszustellen. Der Steuerpflichtige erstellt gem. Art. 117 UStG keine Gut-/Lastschrift, sondern ein neues Protokoll. Das neue Protokoll hat folgende Angaben zu enthalten:

Nummer und Datum des Ursprünglichen für die Lieferung erstellten Protokolls;
Grundlage für die Ausstellung des neuen Protokolls;
Erhöhung/Minderung der Steuerbemessungsgrundlage ;
Steuererhöhung/-herabsetzung.

Die Ausstellungsfrist für die neuen Protokolle beträft 15 Tagen nach Eintritt des Berichtigungsbedarfs.

Verkaufsbericht (Art. 119 - 120 UStG)

Die Steuerpflichtigen erstellen einen Bericht über die getätigten Verkäufe, die keiner Rechnungs- oder Protokollstellung unterliegen (Art. 119 UStG). Dieser wird spätestens am letzten Tag des Steuerzeitraums und je Geschäftsstelle erstellt.

Auch die Steuerpflichtigen, die der Sonderregelung bei der Erbringung von Dienstleistungen von Reisebüros, Gebrauchtgegenständen, Kunstgegenständen, Sammlungsstücken und Antiquitäten, Anlagegold unterliegen, erstellen einen Verkaufsbericht.

Vom Verkaufsbericht sind die Verkäufe und Lieferungen ausgeschlossen, für die ein Protokoll mit ausgewiesener Steuer erstellt worden ist.

Der Lieferer zeichnet den Verkaufsbericht im Warenausgangsbuch gemäß den Bestimmungen des Art. 112 UStGDV auf.

Die nicht innergemeinschaftlichen Personen, die elektronische Lieferungen und Dienstleistungen erbringen, erstellen ein elektronisches Register. Das elektronische Register ist spätestens am letzten Tag des Steuerzeitraumes zu erstellen.

Umsatzsteuererklärung (Art. 125 UStG)

Die umsatzsteuerrechtlich registrierte Person erstellt für jeden Steuerzeitraum eine Umsatzsteuererklärung, die aufgrund der Angaben aus dem Wareneingangs- und Warenausgangsbuch aufgestellt wird.

Diese Anforderung betrifft die Anmeldung von erbrachten elektronischen Dienstleistungen von nicht innergemeinschaftlich ansässigen Personen. Die umsatzsteuerrechtlich registrierte Person, die innerhalb des Steuerzeitraums innergemeinschaftliche Lieferungen, Vermittlungsleistungen oder Lieferungen von Dienstleistungen nach Art. 21 Abs. 2 mit Erfüllungsort in einem anderen Mitgliedstaat erbracht hat, reicht mit der Mehrwertsteuererklärung auch eine MIAS-Erklärung für diese Leistungen für den entsprechenden Steuerzeitraum ein (Art. 125 Abs. 1 und 2 UStG).

Neben der Umsatzsteuererklärung reicht der Steuerpflichtige auch das Wareneingangs- und Warenausgangsbuch ein. Die Mehrwertsteuererklärung wird auch in den Fällen eingereicht, wenn keine Steuer einzuzahlen oder zu erstatten ist sowie wenn der Steuerpflichtige innerhalb dieses Steuerzeitraums keine Lieferungen oder Erwerbe geleistet oder erhalten oder Einfuhr getätigt hat. Die Erklärungen und Register sind bis zum 14. Tag des Monats einschließlich, der den Steuerzeitraum folgt, für den sie sich beziehen, einzureichen.

Die Ergänzungen des Art. 125 vom Gesetz, wirksam ab dem 01.01.2012, schreiben vor, dass sofern die Register gem. Art. 124 UStG, die für den entsprechenden Steuerzeitraum mehr als fünf Aufzeichnungen enthalten, die Umsatzsteuererklärung und Register nur auf elektronischem Wege zu den Bedingungen und Bestimmungen der Steuer- und Versicherungsprozessordnung mit elektronischer Signatur einzureichen sind. Sollte das Unternehmen über eine solche nicht verfügen, darf es ein anderes Unternehmen, das darüber verfügt, mit der Online-Einreichung der Erklärung in seinem Namen ermächtigen.

Steuerprüfung

Für die Zwecke der Steuerprüfung, sofern auf den Steuerunterlagen fehlende Angaben festgestellt werden, ist zu erwägen, inwiefern diese Lücken für die Gewährleistung ausreichender Daten zu den Eigenschaften der Geschäftstätigkeit relevant sind.

Sollten in einer Steuerunterlage obligatorische Angaben fehlen, ist die konkrete Sachlage unter Berücksichtigung des Grundsatzes "Inhalt vor Form", der den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Darstellung und des dokumentarischen Nachweises zu klären.

Dazu wird im Sinne des Art. 7 Abs. 3 vom Rechnungslegungsgesetz der dokumentarische Nachweis als erbracht angesehen auch wenn im primären Buchführungsdokument - der Rechnung - ein Teil der Pflichtangaben fehlt, sofern diese fehlende Angaben in anderen, sie nachweisenden Unterlagen, enthalten sind.

In der SVPO ist den Einnahmenbehörden die Möglichkeit eingeräumt (Art. 55, Abs. 1), eine beglaubigte Übersetzung für in einer anderen Sprache eingereichten Unterlagen zu verlangen.

Das Umsatzsteuergesetz sieht Sanktionen für Ordnungswidrigkeiten des Verstoßes gegen bestimmte gesetzliche Regelungen hinsichtlich der Aufzeichnung der Lieferungen vor.

Laut Art. 182 UStG wird der registrierten Person, die eine Steuerunterlage nicht ausstellt oder die ausgestellte oder erhaltene Steuerunterlage in den Registern für den entsprechenden Steuerzeitraum nicht bucht, das zu einer niedrigeren Steuerbemessung führt, eine Geldbuße oder Zwangsgeld verhängt.

Diese Sanktion ist auch für Verstöße eingeführt, bei denen eine nicht nach diesem Gesetz registrierte Person eine Steuerunterlage mit ausgewiesener Steuer ausstellt.